Семь признаков эффективного проектного офиса

Организация и деятельность проектных офисов стала одной из самых актуальных тем 2015 г. Поэтому неудивительно, что профильный круглый стол, который прошел 30.10.2015 г. в рамках Конференции «Практика применения проектного управления в государственном секторе» собрал более 100 участников.

На круглом столе были подведены итоги работы экспертной группы по организации деятельности проектных офисов в государственном секторе, которая работает в Аналитическом центре при Правительстве Российской Федерации, а также участники обменялись практическим опытом создания и работы проектных офисов, обсудили риски и трудности их организации.

Директор АНО «ЦОРПУ» Ю. Ким рассказал об опыте применения сервисного подхода построения проектных офисов и особенностях модели их оценки в рамках Конкурса «Проектный Олимп-2015».

«Идея описания модели возникла у нас после проведения первого Проектного Олимпа. Группа экспертов ЦОРПУ провела анализ отчетов участников Конкурса и выступила с инициативой описать типовую модель организации работы проектного офиса.

В основу модели заложен принцип сервисного подхода, при котором проектный офис выступает в качестве структуры, оказывающей услуги (сервисы) по поддержке процессов управления проектами в интересах проектных команд и других участников проектной деятельности... », - рассказал Ю. Ким.

К сформулированным целям разработки модели относятся:

• выявление положительного опыта организации и функционирования проектных офисов, формализация лучших практик на основании реально функционирующих проектных офисов,

• формализация подхода, позволяющего оценить работу проектного офиса, заложить основу для его обоснования и расчета стоимости создания и функционирования,

• типизация сервисов проектного офиса,

• создание основы для стандартизации подходов к организации проектного офиса.

На основе выступлений модератор мероприятия референт Департамента экономики и финансов Аппарата Правительства Российской Федерации Павел Шестопалов сформулировал признаки хорошо организованного, эффективного проектного офиса.

• Такой офис может и должен быть описан конечным числом функций и сервисов.

• Это должно быть выделенное постоянно действующее подразделение в штате организации, занимающееся поддержкой проектного управления.

• Он формирует достоверную и оперативную отчетность и генерирует результаты, востребованные руководством.

• В хорошем проектном офисе видят картину целиком и отбирают для реализации самые важные и перспективные проекты.

• Здесь вовремя готовят решения о приостановке или закрытии проекта, собирают информацию от подрядчиков и исполнителей и оперативно формируют отчет.

• Эффективный проектный офис может систематизировать работу по поручениям, уменьшив тем самым их количество.

• Он является центром автоматизации всей проектной деятельности, главным сервисом организации, в котором люди заинтересованы работать как можно продуктивнее.

Автономная некоммерческая организация «Центр оценки и развития проектного управления» (АНО «ЦОРПУ») - автор и инициатор создания российской системы добровольной сертификации в области управления проектами. Главным ориентиром компании является повышение эффективности систем управления проектами, программами и портфелями проектов посредством организации процедур по ассессменту, разработанных на базе российских и международных стандартов в области проектного управления, с привлечением лучших профессионалов и экспертов рынка.