Кейс комплексной автоматизации ЮЗЭДО в LegalDoc на конференции «Юридически значимый документооборот»

14 февраля состоялась конференция «Юридически значимый документооборот 2017». Исполнительный директор ГК EleWise Антон Беренцев рассказал участникам о проекте комплексной автоматизации процессов ЮЗЭДО в компании «КуйбышевАзот». Проект, основанный на внедрении системы LegalDoc и интеграции решения в учетную систему Oracle E-Business Suite, вызвал большой интерес участников.

Конференция «Юридически значимый документооборот 2017» (https://www.pcweek.ru/ecm/uzdo/) организована ИТ-еженедельником PC Week для обсуждения актуальных вопросов и технологий юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) и решений по передаче фискальных данных (ФД). Участие в ней приняли руководители подразделений ФНС России, эксперты в области корпоративного управления, финансов и поставщики ИТ-решений. Исполнительный директор ГК EleWise Антон Беренцев представил участникам кейс проекта по комплексной автоматизации процессов юридически значимого электронного документооборота на промышленном предприятии «КуйбышевАзот».

Проект по комплексной автоматизации процессов ЮЗЭДО выполнен на базе трех ИТ-решений:

• Oracle e-Business Suite используется как основная ERP компании.

• Система ELMA BPM внедрена для моделирования и мониторинга маршрутов движения документов.

• Система LegalDoc (http://www.elewise.ru/legaldoc/index.html) интегрирована с ELMA и OeBS для автоматизации процессов юридически значимого документооборота.

Для конечного пользователя решение выглядит как стандартные интерфейсы основной учетной системы Oracle E-Business Suite, с которой работают сотрудники компании.

По итогам проекта были полностью автоматизированы процессы формирования актов выполненных работ, актов сверки и типовых договоров. Реализованы функции массового формирования документов, а также процессы назначения задач по документу определенным исполнителям. Ожидается снижение трудоемкости обработки входящих и исходящих документов на 30% и 50%.

В ходе выступления Антон Беренцев отметил, что в LegalDoc встроена возможность автоматического формирования описи в соответствии с действующими приказами ФНС. При выгрузке можно выбрать контрагента, период и тип документа, который необходимо приложить. Кроме этого, есть возможность выгружать графический образ документа, который является копией оригинала в XML-формате, что облегчает предоставление документов не только в ФНС, но и по запросам аудиторов, судов и других лиц.

Отвечая на популярный вопрос о функционале мобильных приложений, спикер рассказал, что приложение LD.Mobile проектировалось с возможностью выполнять все типовые операции: просматривать документы, согласовывать их или отклонять. Кроме этого, в приложении есть функция подписания усиленной ЭЦП, что делает документ и подпись юридически значимыми. Пользователи могут работать на iOS и Android, причем все операции доступны в офлайн режиме. Это позволяет работать с электронными документами в дороге или удаленных подразделениях компании и обеспечивает дополнительный стимул к переходу на юридически значимый документооборот.

Активное обсуждение реальных кейсов из практики внедрения ЭДО говорят о большом интересе к технологиям автоматизации юридически значимого документооборота. Благодаря таким конференциям, как прошедшее мероприятие от PC Week, представители государственных и коммерческих организаций могут подробнее узнать об уже реализованных проектах, озвучить свои опасения и задать вопросы. Все это обеспечивает успешную реализацию новых проектов по автоматизации ЭДО в будущем.